استعلام بها چیست؟

استعلام بها چیست ؟

استعلام بها چیست؟

استعلام بها چیست و چه زمانی نیاز است استعلام قیمت گرفته شود؟ هنگامی که یک خریدار، قصد دارد برای خرید کالا و یا خدمات مورد نیاز خود بهترین قیمت و یا مناسب‌ترین شرایط را به دست آورد، به صورت معمول اقدام به استعلام بها از چند فروشنده یا تأمین‌کننده مختلف می‌نماید.

هدف از استعلام بها چیست؟

هدف از استعلام بها دریافت قیمت و شرایط از تعدادی تأمین‌کننده (فروشنده) است که در قالب پیشنهاد و در پاسخ به استعلام بها به عمل آمده ارائه می‌شود و نهایتاً خریدار می‌تواند بهترین پیشنهاد را انتخاب کند. با توجه به اینکه بخش مهمی از خریدهای شرکت‌ها و ارگان‌ها نیاز به استعلام قیمت دارند، شرکت‌ها بصورت معمول فرآیندها و قوانین خاصی را نیز برای بهینه سازی خرید کالا و خدمات موردنیاز خود طراحی و اعمال می‌نمایند.

به طور مثال حداقل باید از 3 فروشنده پیشنهاد دریافت شود؛ در این حالت مسئول خرید موظف است به سه تأمین‌کننده متفاوت مراجعه کرده و سه استعلام بها با قیمت‌ها و شرایط مورد نظر تأمین‌کنندگان از آن‌ها دریافت کند که در آخر یک فروشنده با قیمت و شرایط پیشنهادی بهتر برای همکاری انتخاب می‌شود. این تأمین‌کنندگان می‌توانند از قبل انتخاب شده باشند (در قالب لیست کوتاه و یا Vendor List ) و یا اینکه مسئولان خرید در نهاد مورد نظر، مستقیما با آن‌ها در ارتباط باشند.

فرم استعلام بها چیست؟

اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها برای تأمین کالا و یا خدمات مورد نیاز خود، از فرم استعلام بها استفاده می‌کنند. برای انجام استعلام قیمت، نماینده شرکت می‌تواند به صورت مستقیم (تماس تلفنی، مراجعه حضوری و ...) با تعدادی تأمین‌کننده شناخته شده ارتباط برقرار کرده و پیشنهادات قیمت آن‌ها را دریافت کند. همچنین امکان انجام فرآیند به صورت رسمی‌تر نیز وجود دارد.

فرم استعلام بها شامل چیست؟

فرم استعلام بها شامل اطلاعات و مشخصات کلی و عمومی است و ارسال آن از طریق فکس، ایمیل، پست و یا درج در نشریات انجام می‌شود. در حالت رسمی، تأمین‌کنندگان بیشتری قادر به ارائه پیشنهاد خود خواهند بود و در این صورت، حق انتخاب خریدار نیز از منظر کمِی و کیفی افزایش خواهد یافت. هر دو روش ذکرشده، مزایا و معایبی دارند که منجر به انتخاب یکی از آن‌ها توسط سازمان می‌شود.

انواع استعلام بها چیست؟

استعلام به دو گونه کلی "استعلام قیمت" و "استعلام قیمت به همراه شرایط" قابل تفکیک است. استعلام بها بر مبنای قیمت و شرایط، تخصصی‌تر از استعلام بها بر مبنای فقط قیمت است. ذیلاً، توضیح مختصری از این دو گونه به همراه معادل انگلیسی آن‌ها ارائه شده است:

Request For Quotation - RFQ : معادل انگلیسی استعلام بها به معنی درخواست قیمت
Request For Proposal - RFP : معادل دیگر استعلام بها به معنی درخواست قیمت و شرایط (پروپوزال)

تفاوت RFP و RFQ چیست؟

RFQ صرفاً به پیشنهاد قیمت (Quotation) اشاره دارد در حالی که RFP علاوه بر قیمت، تعدادی شرایط دیگر را نیز در بر دارد. از RFQ برای استعلام کالاهای مشخص و معین (مثلاً خرید سیمان و یا فولاد ساختمانی) استفاده می‌شود در حالی که RFP برای خرید کالاهای اصطلاحاً تکمیلی (نظیر پکیج تهویه صنعتی) و یا انجام خدمات تخصصی (مانند طرح و احداث یک باب سوله) کاربرد دارد.

مثال: وقتی برای "خرید 10 تُن سیمان تیپ 5 تحویل در محل پروژه" یک RFQ جهت تأمین‌کنندگان ارسال می‌شود، خریدار صرفاً تمایل دارد فقط پیشنهادات قیمت تأمین‌کنندگان را دریافت کرده و کمترین آن‌ها را انتخاب کند. ولی در صورت در ارسال RFP، علاوه بر قیمت، شرایط دیگری نظیر زمان تحویل، میزان پیش پرداخت، زمان تسویه حساب و ... نیز مدنظر قرار دارد.
لازم به ذکر است به صورت معمول استعلام بها سندی قانونی محسوب نمی‌شود اما وجودش در اکثر معاملات ضروری است.

اجزاء استعلام بها:

1) موضوع استعلام: معرفی دقیق کالا یا خدمات مورد نیاز به همراه مقادیر (تعداد، متراژ، حجم و...)

2) شرایط ویژه: شرایطی که علاوه بر قیمت، مد نظر خریدار است و در انتخاب بهترین پیشنهاد تأثیرگذار خواهد بود.

3) تاریخ شروع / تاریخ پایان: مدت اعتبار استعلام جهت ارسال پیشنهاد توسط فروشندگان و تأمین‌کنندگان است.

4) پیشنهاد: پاسخی است که فروشندگان و یا تأمین‌کنندگان به استعلام به عمل آمده می‌دهند. در صورتی که استعلام فقط جهت قیمت باشد، پیشنهاد فقط حاوی قیمت بوده و در صورتی که خریدار شرایط دیگری را هم لحاظ کرده باشد، فروشندگان می‌بایست به آن شرایط هم پاسخ دهند.

5) اعلام برنده: مقطع زمانی مشخصی است که خریدار، یک مورد از پیشنهادات دریافت شده را انتخاب و به عنوان برنده استعلام معرفی می‌کند.