آنچه در این مطلب می خوانید:
اگر اولینباره میخواهید در محل دائمی نمایشگاههای بینالمللی تهران غرفه بگیرید، این راهنما مرحلهبهمرحله کمکتون میکنه بدون اتلاف وقت به نتیجه برسید.
- زمانبندی را جلوتر بچینید: حداقل ۶۰ تا ۹۰ روز قبل از نمایشگاه اقدام کنید.
- بودجه واقعبینانه ببندید: فقط اجاره فضا نیست؛ برق، خدمات، انبارداری، نیروی اجرایی، حملونقل و تأییدیه سازه هم هست.
- نقشه و متراژ را هوشمندانه انتخاب کنید: ورودیها، راهروهای پرتردد و همسایهها روی جذب مخاطب تأثیر مستقیم دارند.
- مجوز سازه و ایمنی را جدی بگیرید: بدون تأیید طرح و رعایت HSE، اجازه اجرا نمیگیرید.
- اگر وقت/تیم ندارید: اجرای صفر تا صد را به یک غرفهساز حرفهای بسپارید.
۱۰ قدم تا گرفتن غرفه در نمایشگاه بینالمللی تهران
۱) انتخاب نمایشگاه و سنجش تناسب
لیست رویدادها را بررسی کنید: مخاطب، تاریخ، سالنها، و تناسب با هدف فروش/برندینگ شما. برای اولین حضور، بهجای رویداد خیلی شلوغ، نمایشگاه تخصصیتر با رقابت کمتر را در نظر بگیرید.
۲) پیشثبتنام و رزرو اولیه
درگاه ثبتنام برگزارکننده را تکمیل کنید، مدارک حقوقی شرکت را آماده داشته باشید و در صورت نیاز، با تیم فروش برگزارکننده برای پیشنهاد جایگاههای خالی هماهنگ شوید. از همان ابتدا بودجه و ابعاد مدنظر (مثلاً ۱۲ یا ۱۸ متر) را مشخص کنید.
۳) انتخاب سالن، راهرو و متراژ
- پرترددها (نزدیک ورودی، تقاطع راهروها) برای معرفی اولیه عالیاند.
- همسایگی برندهای مکمل ارزش سرنخها را بالا میبرد.
- ارتفاع و محدودیتهای سازهای سالن روی طراحی تأثیر دارد؛ قبل از انتخاب، راهنمای فنی سالن را بخوانید.
۴) قرارداد و پرداختها
پس از پیشفاکتور، قرارداد اجاره فضا را امضا و مبلغ تعیینشده را واریز کنید. معمولاً برای خدمات تکمیلی (برق، آب، اینترنت، نظافت، انبار) نیز باید درخواست جدا ثبت شود. رسیدهای پرداخت و شناسهها را مرتب نگهدارید.
۵) تصمیم بین «غرفه پیشساخته» یا «طراحی اختصاصی»
- پیشساخته: تحویل سریع، هزینه کمتر، انعطاف محدود.
- اختصاصی (Self-Build): برندینگ قویتر، آزادی در پلان و متریال، اما نیازمند طراحی، تأییدیه فنی و زمان بیشتر.
۶) طراحی سازه و اخذ مجوزها
اگر غرفه اختصاصی دارید، باید نقشهها، محاسبات سازهای، ارتفاع، برق و متریال مطابق الزامات محل ارائه شود. بدون تأیید نهایی، ورود تیم اجرایی و شروع ساخت ممکن نیست. برای پرهیز از خطا، طراحی را از همان ابتدا با محدودیتهای سالن هماهنگ کنید.
۷) سفارش خدمات و تجهیزات
از پنل خدمات نمایشگاه، این اقلام را بهموقع سفارش دهید:
- انشعاب برق (تکفاز/سهفاز)، کفخواب، نورپردازی تکمیلی
- اینترنت و تلفن
- مبلمان، میز مذاکره، استند محصول، مانیتور/LED
- انبار موقت و خدمات جابهجایی (جرثقیل/لیفتراک)
- نظافت، اطفاء حریق، بیمه مسئولیت
۸) تولید محتوا و برنامه روزهای نمایش
- پیام یکخطی (Value Proposition) را واضح کنید.
- دمو، نمونه محصول، پیشنهاد ویژه نمایشگاه، و Landing ساده برای لیدها آماده کنید.
- نیروها را آموزش دهید: خوشآمدگویی، احراز نیاز، ثبت اطلاعات تماس، و پیگیری پس از نمایشگاه.
۹) اجرا و بهرهبرداری
در روزهای جانمایی/نصب، حضور یک مدیر پروژه روی کارگاه ضروری است: هماهنگی با ناظر سالن، تحویل بهموقع، رعایت ایمنی، تست برق و تجهیزات چند ساعت قبل از افتتاح.
۱۰) جمعبندی و پیگیری
بلافاصله پس از نمایشگاه، سرنخها را رتبهبندی و برای هر کدام اقدام مشخص (تماس/ارسال پروپوزال/جلسه) تعریف کنید. تجربهها را مستندسازی و برای دوره بعدی بهبود دهید.
جدول هزینههای رایج (نمایشگاه بینالمللی تهران)
اعداد بسته به سالن، متراژ، نوع غرفه و زمان سفارش متغیرند. این جدول برای چکلیست هزینهها است، نه اعلام تعرفه.
| قلم هزینه | توضیح کوتاه | نکته کاربردی |
|---|---|---|
| اجاره فضای خام | متراژ × نرخ هر متر | راهروهای پررفتوآمد معمولاً گرانترند |
| سازه و دکور | پیشساخته یا اختصاصی | طراحی زودهنگام = کاهش دوبارهکاری |
| برق و تابلو | تکفاز/سهفاز، کفخواب | مصرف واقعی + ۲۰٪ حاشیه امن |
| مبلمان و AV | میز مذاکره، LED، صوت | از خدمات نمایشگاه یا پیمانکار معتبر |
| چاپ و گرافیک | بکلیت، استیکر، کاتالوگ | پیام را خلاصه و خوانا نگهدارید |
| انبار و حمل | لیفتراک/کرین، بستهبندی | زمانبندی ورود/خروج با ناظر سالن |
| نظافت و پسماند | قبل/حین/بعد از اجرا | جریمه پسماند را جدی بگیرید |
| بیمه و ایمنی | مسئولیت مدنی، HSE | کپسول اطفاء حریق الزامی است |
| نیروی اجرایی | پذیرش، فروش، تکنسین | شیفتبندی و آموزش قبل از آغاز |
تایملاین پیشنهادی (برای بار اولیها)
- ۹۰–۶۰ روز مانده: انتخاب رویداد و سالن، رزرو فضا، عقد قرارداد، تعیین بودجه و اهداف.
- ۶۰–۳۰ روز مانده: نهاییسازی طراحی، ارسال نقشهها برای تأیید، سفارش برق/اینترنت/مبلمان.
- ۳۰–۱۰ روز مانده: تولید سازه و گرافیک، آمادهسازی محتوای دمو، هماهنگی حمل.
- ۱۰–۳ روز مانده: نصب، تست برق و تجهیزات، چیدمان محصول.
- بعد از نمایشگاه (۷۲ ساعت): جمعآوری، تسویه خدمات، شروع پیگیری لیدها.
نکات حقوقی و فنی که معمولاً فراموش میشوند
- تبلیغات بیرون از محدوده غرفه ممنوع و نصب بنر از سقف سالنها معمولاً محدودیت دارد؛ پیش از طراحی، قوانین سالن را بخوانید.
- فهرست غرفهسازان مورد تأیید را چک کنید تا برای مجوز سازه به مشکل نخورید.
- ایمنی در اولویت است: کفسازی، کابلکشی ایمن، پوشش لبههای تیز، راهروهای باز و دسترسی به کپسول اطفاء.
- برنامه خروج (Dismantling) را مثل نصب جدی بگیرید تا جریمه تأخیر نخورید.
اشاره کوتاه به خارج از کشور
در برخی مراکز بینالمللی (مثلاً دبی)، تأیید مهندسی سازه برای غرفههای پیچیده یا دوبلدک الزامی است و بدون تأیید نهایی اجازه ورود به سالن داده نمیشود. اگر برنامه حضور بینالمللی دارید، از اوایل طراحی، استانداردهای ایمنی مقصد را مبنا بگذارید.
راه میانبُر برای تیمهای کمتجربه
اگر زمان کمی دارید یا میخواهید ریسکهای اجرایی را کاهش دهید، همکاری با یک پیمانکار باتجربه منطقی است. محمد عنایتی بیدگلی بهعنوان یک غرفهساز بینالمللی، از طراحی تا اخذ مجوز، ساخت، نصب، تجهیز و تحویل نهایی را مدیریت میکند. برای آشنایی با خدمات غرفه سازی در نمایشگاه همین حالا وارد شوید.
چکلیست کوتاه
- رزرو فضا و دریافت قرارداد
- انتخاب نوع غرفه (پیشساخته/اختصاصی)
- طراحی، محاسبات سازهای و تأییدیهها
- سفارش برق/اینترنت/مبلمان/نظافت
- تولید سازه و گرافیک، آمادهسازی دموی محصول
- برنامه حمل، نصب، تست تجهیزات
- آموزش تیم، اسکریپت جذب و ثبت لید
- جمعآوری، تسویه خدمات و پیگیری پس از نمایشگاه
خطاهای رایج که هزینه شما را بالا میبرند!
- انتخاب متراژ بدون توجه بهقدرت تولید محتوا و تیم پاسخگویی
- تأخیر در سفارش برق و خدمات (افزایش هزینه و ریسک)
- شلوغی بیش از حد پیامها و گرافیک (کاهش نرخ توقف مخاطب)
- بیتوجهی به مسیرهای فرار و ایمنی
- نداشتن برنامه پیگیری ۷ تا ۱۴ روزه بعد از نمایشگاه
