فرق فراخوان با مناقصه چیست؟

فراخوان و مناقصه؛ دو روش اصلی برای اجرای پروژه‌ها و تأمین خدمات محسوب می‌شوند. اما آیا می‌دانید فرق فراخوان با مناقصه چیست؟ و چه زمانی می‌توان از هر یک استفاده کرد؟

اگرچه دو مفهوم فراخوان و مناقصه در ظاهر مشابه به نظر می‌رسند، اما از نظر هدف، کاربرد، میزان تعهد، فرآیند اجرا و نتیجه نهایی تفاوت‌های مهمی با یکدیگر دارند. در این مقاله از مجله هزاره، با مهم‌ترین تفاوت فراخوان با مناقصه آشنا خواهید‌شد و بررسی جدول مقایسه‌ای در انتهای مطلب به شما کمک می‌کند، با درک بهتر فرق این دو روش تصمیمی هوشمندانه بگیرید و ریسک‌های حقوقی و مالی را کاهش دهید.

تفاوت در ماهیت مناقصه و فراخوان

اصلی‌ترین تفاوت فراخوان و مناقصه در ماهیت و کاربرد آن‌ها است. فراخوان یک روش اطلاع‌رسانی برای اعلام نیاز به خرید کالا، خدمات یا اجرای پروژه است؛ یعنی فراخوان ماهیتی اطلاع‌رسانی و شناسایی دارد و با هدف جذب متقاضیان، بررسی توان فنی، سوابق و شرایط همکاری برگزار می‌شود.

در مقابل، مناقصه یک فرآیند قانونی برای انتخاب بهترین پیشنهاد از بین شرکت‌کنندگان از طریق فراخوان است؛ به عبارتی مناقصه ماهیتی رقابتی و انتخابی دارد و هدف آن تامین کالا یا خدمات با کمناسب‌ترین قیمت و کیفیت است. به بیان ساده، فراخوان یک مرحله‌ی مقدماتی برای شناخت گزینه‌هاست، اما مناقصه فرآیندی رسمی برای واگذاری قطعی پروژه محسوب می‌شود.

تفاوت در الزام آور بودن

فرآیند مناقصه با فراخوان از نظر الزام آور بودن و ایجاد تعهد قانونی با هم تفاوت دارند. فراخوان معمولاً تعهد حقوقی قطعی برای کارفرما ایجاد نمی‌کند و صرفاً به‌منظور شناسایی متقاضیان و بررسی اولیه پیشنهادها منتشر می‌شود؛ پس  کارفرما الزامی به انتخاب یا عقد قرارداد با شرکت‌کنندگان در فراخوان ندارد.

در حالی‌که مناقصه فرآیندی الزام‌آور است؛ زیرا پس از انتخاب برنده، کارفرما و مناقصه‌گر ملزم به رعایت شرایط درج‌شده در اسناد مناقصه و انعقاد قرارداد هستند. به همین دلیل، ریسک حقوقی و تعهدات فرایند مناقصه به‌مراتب بیشتر از فراخوان است.

تفاوت در قیمت‌گذاری

یکی دیگر از تفاوت‌های فراخوان با فرایند مناقصه مربوط به بخش قیمت‌گذاری است. از آنجایی‌که فراخوان مرحله جذب شرکت‌کننده است، پس به طور مستقیم قیمت‌گذاری در آن صورت نمی‌گیرد، بلکه بستر رقابت را فراهم می‌کند و ممکن است در مرحله‌های بعدی و پس از مذاکره مطرح می‌شود.

اما مناقصه یک فرآیند رقابتی بر سر قیمت است؛ یعنی نحوه‌ی قیمت‌گذاری یکی از معیارهای اصلی در انتخاب برنده مناقصه است. زیرا پیشنهاد مناقصه‌گران بر اساس به‌صرفه‌ترین قیمت در چارچوب مشخصی ارزیابی می‌شود.

تفاوت در چارچوب قانونی

در قانون مناقصات ایران، مناقصه فرآیندی قانونی و تشریفاتی برای تامین کالا یا خدمات است. در حالی‌که فراخوان اعلام عمومی برای هرگونه مشارکت یا دریافت پیشنهاد باشد؛ یعنی فراخوان یا همان دعوتنامه، مرحله مقدماتی و زیرمجموعه مناقصه است و به‌تنهایی یک فرآیند مستقل نیست، بلکه پیش‌نیازی برای اجرای دقیق و قانونی کل مناقصه محسوب می‌شود.

تفاوت در مراحل برگزاری

تفاوت میان فراخوان و مناقصه در فرایند تأمین یا واگذاری، این است که مناقصه به‌صورت رسمی و رقابتی پیمانکار یا تامین‌کننده‌ی نهایی را انتخاب می‌کند، در حالی که فراخوان فقط برای شناسایی گزینه‌ها و بررسی توانمندی‌ها استفاده می‌شود و و الزامی برای انتخاب یا واگذاری قطعی ندارد.

به عبارتی فراخوان؛ ابزار جمع‌آوری اطلاعات و ارزیابی اولیه بازار است، در حالی که مناقصه مرحله‌ای متعهد‌کننده و قطعی برای واگذاری پروژه یا تأمین کالا محسوب می‌شود.

تفاوت در انعقاد قرارداد

فرق فراخوان و مناقصه در انعقاد قرارداد، مربوط به میزان تعهد و رسمی بودن قرارداد است. در مناقصه، پس از ارزیابی و انتخاب برنده، کارفرما موظف به انعقاد قرارداد با شرکت‌کننده‌ی منتخب است و شرایط قرارداد از پیش مشخص و قانونی است.

در مقابل، در فراخوان الزام قانونی برای انعقاد قرارداد وجود ندارد؛ بنابراین بستن قرارداد بعد از فراخوان، معمولاً نیاز به مذاکره و توافق جداگانه دارد و انعطاف بیشتری دارد. به بیان ساده‌تر، فراخوان می‌تواند به ارزیابی صلاحیت یا باعث مذاکره مستقیم شود، اما مناقصه به انتخاب برنده و عقد قرارداد ختم می‌شود.

 چه زمانی فراخوان بهتر از مناقصه است؟

تفاوت کاربرد فراخوان و مناقصه به شرایط پروژه، وضعیت بازار و سطح شفافیت اطلاعات بستگی دارد؛ فراخوان بیشتر برای شناسایی بازار، پیمانکاران و توانمندی‌ها استفاده می‌شود، در حالی که مناقصه برای انتخاب نهایی پیمانکار یا تأمین‌کننده و انعقاد قرارداد رسمی کاربرد دارد. اما به طور‌کلی بسته به شرایط پروژه، کاربرد هر روش به شکل زیر است:

• وقتی هنوز بازار و پیمانکاران را نمی‌شناسید: فراخوان مناسب است و به شناسایی پیمانکاران واجد شرایط، توان فنی و ظرفیت‌های موجود کمک می‌کند (معمولاً به شکل EOI).
• وقتی مشخصات پروژه قطعی نیست: فراخوان بهتر است زیرا هنوز اسناد و مشخصات دقیق برای مناقصه آماده نیست.
• وقتی می‌خواهید رقابت واقعی ایجاد کنید: ابتدا فراخوان بدهید تا شرکت‌کنندگان بیشتری وارد فرآیند شوند و سپس مناقصه برگزار کنید.
• وقتی پروژه تخصصی، نوآورانه یا جدید است: فراخوان مناسب‌تر است، مخصوصاً برای فناوری‌های نو، پروژه‌های پایلوت، خدمات مشاوره خاص یا نرم‌افزارهای سفارشی.
• وقتی قصد پیش‌صلاحیت دارید: فراخوان پیش‌صلاحیت را اجرا کنید تا فقط شرکت‌های واجد شرایط وارد مناقصه محدود شوند و زمان بررسی کاهش یابد.
• وقتی الزام قانونی برای مناقصه ندارید: فراخوان کافی است و نیازی به ورود به فرآیند رسمی مناقصه نیست، مخصوصاً در پروژه‌های خصوصی یا مشارکتی.
• وقتی قانون برگزاری مناقصه را الزام کرده باشد: تنها می‌توان از مناقصه استفاده کرد و فراخوان کاربرد ندارد.
• وقتی مشخصات فنی و مالی پروژه کاملاً شفاف است: نیاز به شناسایی گزینه‌ها نیست و مناقصه روش مناسب‌تر است.
• وقتی هدف فقط انتخاب کمترین قیمت است: مناقصه ابزار بهتری است، زیرا فراخوان الزام قانونی برای انتخاب ندارد.

برای درک بهتر فرق فراخوان و مناقصه می‌توانید در جدول زیر این دو روش را از هر لحاظ با هم مقایسه کنید: