تهیه اسناد مناقصه اغلب و برای بسیاری از افراد تازه کار و حتی حرفه‌ای که در این حوزه دارای سابقۀ چندین ساله هستند می‌تواند دشوار و زمان بر باشد. معمولا مردم این باور را دارند که تنها ارائه یک قیمت پیشنهادی نسبتا پایین برای شرکت در مناقصه کفایت می‌کند، در حالی که چنین نیست و یک پروسۀ مشخص برای موفق شدن در مناقصه با تنظیم و تهیه اسناد به شکل اصولی لازم است طی شود. با این مقاله از سامانه مناقصه و مزایده هزاره همراه باشید؛ در ادامه نحوه تهیه اسناد مناقصه را در ۱۰ مرحله شرح خواهیم داد
پاسخ به سوالات مناقصه در قالبی ساده
عموما از سوی مناقصه گزار در اسناد ارسالی پرسش‌هایی مطرح شده است. برای پاسخ به این پرسش‌ها قالبی مشخص در نظر گرفته میشود. در این میان گاهی قالبی وجود ندارد و از سوی مناقصه گزار مطرح نشده است. در این صورت از فرمت و شماره‌گذاری کلی استفاده کرده و زبانی روان و ساده برای پاسخگویی را به کار ببرید.
درک آنچه برای مناقصه نیاز است
اسناد مناقصه ارسالی را کامل مطالعه کنید. تمامی سوالات و درخواست‌ها را در نظر بگیرید. همه درخواست‌ها و پرسش‌ها مهم هستند اما باید بدانید کدامیک به پاسخ کوتاه و کدامیک به پاسخ مفصلی نیاز دارد. همچنین باید به این موضوع توجه کنید که کدام درخواست به شما فرصتی می‌دهد که توانایی‌های خود را ارتقا دهید. علاوه بر این‌ها اگر که چیزی را متوجه نشدید، به دنبال شفاف سازی آن باشید.
اطلاع از چگونگی ارزیابی مناقصه
در تهیه اسناد مناقصه و ارائه آن به سازمان یا شرکت مناقصه گزار باید از نحوه ارزیابی اسناد اطلاع پیدا کرد. شما به عنوان مناقصه گر باید معیارهای ارزیابی معرفی شده در دعوت نامه را در نظر گرفته و بر اساس آن پاسخ‌های خود را روشن ارائه دهید.
منطبق سازی مناقصه
شما به عنوان شخص مناقصه گر باید میزان انطباق را برای موففیت به حداکثر برسانید. در واقع اگر که آنچه شما ارائه می‌دهید با تمامی معیارهای اجباری مندرج در فراخوان مناقصه (در صورت وجود) مطابقت نداشته باشد، بررسی نمی‌گردد. باید بدانید که این احتمال وجود دارد که موارد عدم انطباق به عنوان نمونه بندهایی که با آن‌ها مخالف هستید توسط شورا لحاظ می‌شوند.
مشخص کردن شخص ارائه دهنده مناقصه
مناقصه گزار تنها می‌تواند با یک شخص حقوقی قرارداد ببندد. پس شخص حقوقی می‌بایست مشخص شده و نام او صریح همراه با شماره کسب و کار، شماره شرکت و نام تجاری بیان شود.
نشان دادن توانایی‌ها و مهارت‌ها
شما به عنوان مناقصه گر باید در راستای تهیه اسناد مناقصه به شکل مطلوب توانایی‌ها و مهارت‌های خود را نشان دهید. در این باره استفاده از تجربیات دیگر افراد برای ارائه گواهی‌ها و اسناد لازم می‌تواند کمک باشد و مراجع و داوران را توجیه نماید. ناگفته نماند که امروزه سرویس تهیه اسناد مناقصه هزاره در جهت آسان سازی این پروسه توسط ارتباط گستران هزاره ایجاد شده است. شما با سپردن این کار به کارشناسان مجموعه، دغدغه تهیه اسناد به شکل اصولی و درست را نخواهید داشت.
| مقاله پیشنهادی: آموزش شرکت در مناقصه دولتی |
تکمیل جدول قیمت و هزینه
شما باید جدول یا جداول مرتبط با هزینه‌ها را کامل کنید. در این رابطه و در جهت اخذ مناقصه لازم است اطمینان حاصل کنید که هزینه و قیمت پیشنهادی از سوی شما پایدارترین و رقابتی‌ترین قیمت است. شناخت قیمت مناسب شانس شما را بالا خواهد برد.
رقابت دستورالعملی در تهیه اسناد مناقصه
در تهیه اسناد مناقصه رقابتی عمل کنید. به این معنا که موارد و مزایایی را در گزارش دهی و پیشنهادات خود ارائه نمائید تا مناقصه گزار آن‌ها را دیده و ارزش افزوده خدمات شما نسبت به هزینه‌ها را درک کند. به عنوان مثال شما توانایی ارائه تخفیف برای خدمات یا محصولات را دارید، پس آن را عنوان کنید تا متمایز دیده شوید.
ارائه اطلاعاتی اضافی!
از دیگر دستورالعمل‌هایی که در تهیه اسناد مناقصه باید لحاظ کرد ارائه اطلاعات اضافی است. این اطلاعات در واقع باید دربردارنده تاریخچه شرکت یا مجموعه خدماتی، خدماتی که ارائه می‌شوند، سابقه کارمندان و مواردی از این قبیل باشد. چنین اطلاعاتی در تصمیم گیری نهایی مناقصه گزار موثر خواهد بود.
ارائه نسخه‌ای از مجوزها به صورت پیوست
در کنار تمامی مواردی که لازم است برای مناقصه گزار ارسال شوند، مجوزها را نباید نادیده گرفت. شما می‌بایست جدیدترین مجوزهای دریافتی توسط مجموعه را ضمیمه کرده و ارائه نمائید.
کلام آخر
در این مقاله سعی شد تا مهم‌ترین دستورالعمل‌ها برای تهیه و تنظیم اسناد مناقصه توسط مناقصه گر گفته شود. بدون شک توجه به این دستورالعمل‌ها در کنار اخذ مشاوره یا کمک از افراد خبره در این مسیر شما را به هدف که موفقیت در این امر است نزدیک‌تر خواهد کرد.
پیشنهاد مطالعه: اگر به دنبال مناقصات جدید هستید « مناقصه های روز کشور » را در پایگاه اطلاع رسانی هزاره دنبال کنید.
