آنچه در این مطلب می خوانید:
آیا میدانید سازمانها چگونه پیمانکار یا تأمینکننده مناسب برای پروژههایشان را انتخاب میکنند؟ پاسخ شما در سوال مناقصه چیست؟ نهفته است.اگر دوست دارید بدانید مناقصه چیست و چگونه انجام میشود؟ یا اینکه تفاوت آن با مزایده چیست و چه قوانین و شرایطی دارد؟ این مقاله راهنمای کاملی برای شما خواهد بود و به شما کمک میکند، بفهمید مناقصه یعنی چه و با اصطلاحات مناقصه از جمله فراخوان مناقصه چیست؟ آشنا شوید و به راحتی پا به میدان رقابت بگذارید تا برنده شوید.
مناقصه چیست؟
مناقصه رقابت و فرآیندی رسمی برای خرید کالا، خدمات یا اجرای پروژه است. در فرایند مناقصه سازمانها، شرکتها یا نهادها با انتشار فراخوان، از شرکتکنندگان میخواهد پیشنهادهای فنی و مالی خود را ارائه دهند.
هدف از مناقصه انتخاب پیمانکار یا تامینکنندهای است که بهترین کیفیت را با مناسبترین قیمت ارائه دهد. پس زمانی از مناقصه استفاده میشود که سازمانها، چه دولتی چه خصوصی، قصد خرید کالا، خدمات یا اجرای پروژهای را داشته باشند و بخواهند گزینهای را انتخاب کنند که بیشترین ارزش را ارائه میدهد.
ارکان اصلی مناقصه
مناقصه شامل چند رکن اصلی است که این ارکان پایه و ستون هر مناقصه موفق هستند. برای اطلاع از مهمترین اصطلاحات مناقصه میتوانید، لیست زیر را بررسی کنید:
- مناقصه گزار (کارفرما/دستگاه اجرایی): سازمان یا فردی که پروژه، کالا یا خدمات را برای مناقصه ارائه میکند.
- مناقصه گر (پیمانکار/فروشنده): کسانی که پیشنهاد فنی و مالی خود را برای شرکت در مناقصه ارائه میدهند.
- فراخوان مناقصه: اطلاعرسانی رسمی کارفرما برای جذب شرکتکنندگان و اعلام شرایط در روزنامهها یا سایتهای مناقصه و مزایده.
- اسناد مناقصه: شرایط، مشخصات فنی و فرمهای لازم برای ارائه پیشنهاد
- تضمین یا ضمانتنامه: مبلغ یا سندی که شرکتکنندگان برای جدیت پیشنهاد خود ارائه میدهند.
- کمیسیون مناقصه: گروهی که پیشنهاد شرکتکنندگان در مناقصه را بررسی و برنده را انتخاب میکند.
هدف از برگزاری مناقصه
هدف مناقصه انتخاب بهترین پیمانکار با مناسبترین قیمت و کیفیت از طریق رقابتی قانونمند است. مناقصه به صرفه و صلاح اقتصادی در فرآیند خرید و قراردادهای کمک میکند. یعنی طبق تعریف، مناقصه، این فرایند علاوهبر بهینه کردن هزینهها، کیفیت را نیز تضمین خواهد کرد.
انواع مناقصات
مناقصات براساس روش دعوت مناقصهگران و مراحل بررسی پیشنهادها دستهبندی میشوند. برای آشنایی از انواع مناقصهها و کاربرد هریک از آنها، میتوانید توضیحات زیر را بررسی کنید:
از نظر مراحل بررسی
- مناقصه یکمرحلهای: به ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها نیازی ندارد و برنده بلافاصله پس از بازگشایی پاکت قیمت مشخص میشود.
- مناقصه دو مرحلهای: قبل از بازگشایی قیمت ابتدا توان فنی شرکتها توسط کمیته فنی بازرگانی بررسی شده، سپس نتیجه به کمیسیون مناقصه ارائه میشود.
از نظر روش دعوت
- مناقصه عمومی: فراخوان از طریق آگهی برای عموم منتشر میشود و همه پیمانکاران واجد شرایط میتوانند در آن شرکت کنند.
- مناقصه محدود: فراخوان آن بصورت دعوتنامه فقط برای پیمانکاران تایید صلاحیت شده ارسال میشود.
مراحل برگزاری مناقصه
فرایند برگزاری مناقصه با تأمین منابع مالی توسط کارفرما آغاز میشود. زیرا باید اطمینان حاصل شود، پروژه یا خرید قابل اجراست. سپس نوع مناقصه برحسب بزرگی معاملات مشخص میشود؛ اینکه مناقصه عمومی باشد یا محدود و یکمرحلهای برگزار شود یا دومرحلهای.
پس از آن، اسناد مناقصه توسط مهندسین مشاور تهیه میشود و در صورت نیاز، توان فنی مناقصهگران و سابقه آنها ارزیابی میشود. در نهایت برای برگزاری یک مناقصه مراحل عمومی زیر به ترتیب طی میشود:
- انعقاد قرارداد مناقصه
- انتشار فراخوان مناقصه: در روزنامهها یا سامانه ستاد.
- خرید اسناد مناقصه: توسط پیمانکاران.
- ارائه پیشنهاد: توسط مناقصه گر با تکمیل و ارسال پاکتها .
- جلسه بازگشایی پاکتها و اعلام برنده.
- ارزیابی فنی و مالی: توسط کمیته فنی بازرگانی
- اعلام برندهی مناقصه
قوانین و مقررات مهم مناقصه
طبق قوانین مناقصه هیچ معامله یا پروژهای نباید بدون تأمین قطعی بودجه آغاز شود؛ یعنی وجود منابع مالی معتبر شرط لازم برای عقد قرارداد است. در این صورت اگر مناقصهگران دارای ثبت قانونی معتبر، توان فنی و مالی کافی، سابقه و مدارک مرتبط باشند، میتوانند در مناقصهها شرکت کنند.
برای اینکه بدانید شرایط مناقصه چیست میتوانید، لیست مهمترین قوانین شرکت در مناقصه را در ادامه بررسی کنید:
- شرکتکنندگان باید مبلغ تعیینشده بهعنوان تضمین شرکت در مناقصه را، بهصورت ضمانتنامه بانکی معتبر یا وجه نقد پرداخت کنند.
- ارسال پیشنهاد به این معناست که مناقصهگران تمام شرایط و مفاد اسناد مناقصه را پذیرفته است.
- هزینه درج آگهی مناقصه در روزنامه بر عهده برنده مناقصه خواهد بود.
- طبق قوانین مربوط به مناقصه چیست و شرایط شرکت در آن، کارکنان دولت اجازه حضور در مناقصات دولتی را ندارند و شرکتکننده باید بهصورت کتبی اعلام کند کارمند دولت نیست.
- مناقصه گر باید نشان دهد توان پرداخت حداقل دو ماه حقوق و مزایا برای نیروهای پروژه را دارد.
- پرداخت حقوق کارگران در شرکتهای خدماتی باید مطابق قانون کار و مقررات اجتماعی انجام شود.
- برندهی مناقصه باید یک نماینده رسمی برای هماهنگی امور اداری معرفی کند و حضور او در ساعات کاری تضمین شود.
- پیشنهادهایی که بعد از مهلت تعیینشده ارسال شوند، در روند مناقصه بررسی نخواهند شد.
- شرایطی که در آن امکان برگزاری مناقصه وجود ندارد، ترک تشریفات و قرارداد مستقیم بسته میشود.
ضمانتنامهها در مناقصه
ضمانتنامهها اسنادی قانونیاند که مناقصهگر برای تضمین انجام تعهدات مناقصه ارائه میکند. این اسناد معمولاً بانکی و غیرقابل برگشت هستند و نقش اصلی آنها حفاظت از منافع کارفرما در مناقصه است. اگر برنده از مناقصه انصراف دهد یا تعهدات طبق قرارداد انجام نشود، مبلغ ضمانتنامه ضبط خواهد شد. مهمترین انواع ضمانت نامه عبارتنداز:
- ضمانتنامه شرکت در مناقصه: تضمین میکند مناقصه گر تا پایان فرآیند پیشنهاد خود را پس نگیرد.
- ضمانتنامه حسن انجام کار: تضمینی برای اجرای صحیح و کامل تعهدات قراردادی.
- ضمانتنامه پیشپرداخت: تضمین بازگشت مبالغی که کارفرما بهعنوان پیشپرداخت پرداخت میکند.
تفاوت مناقصه با مزایده و استعلام
تفاوت اصلی انواع مناقصه با مزایده در نحوهی معامله و هدف آنها مشخص میشود؛ مناقصه روشی است که سازمانها برای خرید کالا، خدمات یا انجام پروژه بهکار میبرند و در آن علاوهبر کیفیت، کمترین قیمت اهمیت دارد. در مقابل، مزایده برای فروش کالا یا داراییها استفاده میشود و هدف آن دریافت بالاترین قیمت پیشنهادی است.
همچنین فرآیند مناقصه دارای تشریفات است و برای معاملات بزرگ کاربرد دارد، اما استعلام بها دریافت چند قیمت فوری و بدون تشریفات برای خریدهای کوچک است.
نکات طلایی برای برنده شدن در مناقصه
ارزیابی رقبا قبل از قیمتدهی اولین قدم برای پیروزی در مناقصه است. قدم دوم قیمتگذاری هوشمند با بررسی دقیق قیمت و پرهیز از دامپینگ (قیمتشکنی غیرمنطقی) است. زیرا ارائه پیشنهادی بسیار پایینتر از قیمت واقعی باعث کاهش کیفیت پروژه و ایجاد اختلال در رقابت سالم خواهد شد. پس بعد از آشنایی با اینکه مناقصه چیست، شناخت نیازهای کارفرما و رعایت کامل قوانین و مهلتها شانس موفقیت مناقصه گر را چند برابر میکند.
